Facilities/ Office Manager (m/w/d) - befristet
DIE STELLE IST EINE ELTERNZEITVETRETUNG UND DESHALB FÜR 18 MONATE BEFRISTET!
Hauptfunktion der Position:
Gestalten Sie die Arbeitswelt von morgen – als WPS-Coordinator und Dreh- und Angelpunkt unseres Standorts!
Als Workplace Services Coordinator stellen Sie den reibungslosen Betrieb unserer Workplace-Services an den Standorten Freiburg sicher. Dabei verantworten Sie die Steuerung externer Dienstleister in den Bereichen Empfang, Catering, Reinigung und Büroservices, koordinieren Inhouse-Events sowie kleinere Umzugs- und Arbeitsplatzprojekte und sind zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und interne Stakeholder. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer Serviceorientierung sorgen Sie für ein professionelles, effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld und treiben die kontinuierliche Verbesserung von Servicequalität, Prozessen und Kostenstrukturen voran.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Verantwortung für den operativen Betrieb von Empfangs-, Catering- und Workplace-Services
- Steuerung und Qualitätskontrolle externer Facility- und Service-Dienstleister anhand definierter KPIs und Service Levels
- Koordination von Inhouse-Events sowie Sicherstellung der erforderlichen Infrastruktur und Services
- Ansprechpartner für Mitarbeitende, Dienstleister und interne Stakeholder rund um Workplace Services
- Betreuung und Weiterentwicklung von Restaurant-, Reinigungs- und Empfangsservices
- Unterstützung bei Flächen-, Umzugs- und Arbeitsplatzmanagement
- Identifikation und Umsetzung von Prozess- und Kostenoptimierungen im Workplace-Umfeld
- Studium, Weiterbildung oder Ausbildung im Bereich Facility Management, Immobilien, Hospitality, Hauswirtschaft oder BWL
- Mindestens 2–4 Jahre Berufserfahrung im Facility Management oder einer vergleichbaren Rolle
- Erfahrung in der Steuerung externer Dienstleister
- Kenntnisse in SLA-/KPI-Steuerung sowie Vertrags- und Lieferantenmanagement
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Organisationsstärke und Serviceorientierung
- Selbstständige und pragmatische Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen
- Teamorientierte Hands-on-Mentalität
Wir schätzen jede Person in ihrer Individualität – unabhängig von Geschlecht, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, besonderen Bedürfnissen, Alter oder sexueller Identität. Diskriminierung hat bei uns keinen Platz.
Haftungsausschluss für US-Exportkontrollen: In Übereinstimmung mit den U.S. Export Administration Regulations (15 CFR §743.13(b)) können einige Positionen bei Intuitive Surgical US-Exportkontrollen für potenzielle Mitarbeitende unterliegen, die Staatsangehörige von Ländern sind, die derzeit einen Embargo- oder Sanktionsstatus haben.
Bestimmte Informationen, die Sie im Rahmen der Bewerbung angeben, werden verwendet, um festzustellen, ob Intuitive Surgical (i) in Ihrem Namen eine Exportlizenz von der US-Regierung einholen muss (das Lizenzierungsverfahren der Regierung kann bis zu sechs Monate dauern) oder (ii) einen Technology Control Plan (TCP) implementieren muss (verlängert den Einstellungsprozess in der Regel um 2 Wochen).
Für alle Positionen bei Intuitive, die Exportkontrollen unterliegen, steht ein endgültiges Angebot unter dem Vorbehalt, dass vor dem geplanten Eintrittsdatum eine genehmigte Exportlizenz und/oder ein vollständig ausgeführter Technology Control Plan (TCP) vorliegt. Das Eintrittsdatum kann dabei angepasst werden, sofern der Genehmigungsprozess den Einstellungsbedarf nicht unangemessen beeinträchtigt.
Diese Position kann abhängig von den betrieblichen Anforderungen und/oder der Erfahrung der ausgewählten Kandidatin bzw. des ausgewählten Kandidaten auf einer anderen Jobstufe als hier angegeben besetzt werden. Die Vergütung richtet sich nach der Jobstufe sowie der Qualifikationen der Kandidatin bzw. des Kandidaten, selbstverständlich unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben.