Diese Position ist für unsere Gesellschaft Medialine Communications GmbH zu besetzen. Die Medialine Communications GmbH ist ein etabliertes ITK- und Kommunikationsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Wir unterstützen unsere Kunden mit leistungsstarken Lösungen in den Bereichen IT-Services, Kommunikation und Managed Services. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Strukturen weiterentwickelt und den reibungslosen Office-Betrieb sicherstellt. **Rahmenbedingungen** * Voll-Teilzeitstelle mit 20–40 Stunden pro Woche * Standort Berlin mit Homeoffice-Möglichkeit & regelmäßiger Präsenz im Office ## Aufgaben * Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe * Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements * Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars) * Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen * Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen * Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen * zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit) * unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement * Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner * kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit * koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen ## Qualifikation * mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld * ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil * Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung * Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe * sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle * sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint * vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works * Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams * sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise * sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil ## Benefits * langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen * enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege * hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum * kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur * modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree * modernste Büro- und IT-Ausstattung * attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m. * flexible Gestaltung der Arbeitszeit _In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an._ Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

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